Biblio:Forage d'eau – Planification, passation de marchés et gestion de projets

Forage d'eau – Planification, passation de marchés et gestion de projets

Borehole Drilling – Planning, Contracting & Management: A UNICEF Toolkit
cours en ligne, MOOC , guide Jan 2021 anglais

Ed. UNICEF - New York
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Résumé:
La publication Forage d’eau – Planification, passation de marchés et gestion de projets : boîte à outils de l’UNICEF (ci-après la boîte à outils) a pour objectif d’harmoniser les pratiques en vigueur et de fournir des orientations au personnel de l’UNICEF chargé de l’achat de services de forage, de l’approvisionnement en équipements et de la passation de marchés pour des services de conseil relatifs à l’implantation et à la supervision de forages de puits. Abstract:
The Toolkit guides both UNICEF programme and supply staff through the life of a project. It follows a logical sequence on UNICEF procurement practices and provides recommendations on processes (Invitation to Bid [ITB] versus Request for Proposal for Services [RFPS]), evaluation criteria, contract provisions, generic bill of quantities, terms of reference and contractual approaches to seek technical services for siting of boreholes, borehole construction and supervision of construction works. Sommaire:
La boîte à outils se divise en cinq modules qui suivent la chronologie du déroulement d’un projet. Les modules sont étroitement liés et il est donc recommandé de commencer par tous les lire afin de se familiariser avec le processus global. Ensuite, en fonction des informations recherchées, il est possible de les consulter séparément pour obtenir des orientations plus spécifiques.
Le module 1 – Principes en matière de planification, de passation de marchés et de gestion des projets de forage – définit les responsabilités des principales parties prenantes et expose huit principes en matière de planification, de passation de marchés et de gestion des projets de forage. Ces principes s’appliquent à tous les projets de forage auxquels l’UNICEF participe, que ce soit directement en tant que Client ou en appui à un gouvernement national ou à d’autres organismes. Les principes doivent être mis en œuvre en vue d’établir des contrats appropriés pour les projets de forage et sont applicables à tous les forages équipés de pompes manuelles3F . Ils visent à orienter la prise de décisions et à rationaliser le processus d’achat.
Le module 2 – Éléments à prendre en compte en matière d’achats pour le forage – aborde les aspects essentiels à prendre en compte dans le cadre des processus d’achat relatifs au forage. Il vise à aider le personnel chargé des programmes et de l’approvisionnement au sein des bureaux de pays de l’UNICEF à travailler main dans la main sur les questions de planification des projets, d’achat et de gestion des contrats. Ce module définit les rôles et les responsabilités de ces personnes à chaque étape du processus d’achat, et fournit des orientations en matière de gestion des risques. Plus spécifiquement, il fournit des informations clés pour les phases précontractuelle et de passation de marché, notamment des conseils pour la préqualification des contractants chargés du forage et la liste des principaux documents contractuels. Il propose une comparaison claire entre les deux méthodes d’invitation à soumissionner susceptibles d’être utilisées dans le cadre de projets de forage, – à savoir l’appel d’offres et la demande de propositions de services, ainsi que des conseils pour choisir la méthode la plus adaptée. On y trouve également des orientations au sujet de l’évaluation des propositions techniques et financières, y compris une suggestion de critères à utiliser dans le rapport d’évaluation. Enfin, le calendrier de paiement y est défini en détail.
Le module 3 – Services de conseil pour l’implantation et la supervision des forages – fournit des orientations et des conseils en vue de la préparation d’un accord de prestation de services de conseil pour la détermination de l’implantation et la supervision des travaux. Il comprend un modèle de cahier des charges, une structure d’accord normalisée de l’UNICEF et des modèles d’autres documents importants à annexer au contrat. L’UNICEF est réputé être le Client aux termes du cahier des charges et de l’Accord, c’est-à-dire que la réalisation des forages, l’implantation et la supervision des travaux sont directement sous-traitées par le bureau de pays de l’UNICEF.
Le module 4 – Cahier des charges pour le forage et la fourniture et l’installation de pompes – présente les options liées au contrat et donne des conseils pour la préparation : i) du cahier des charges des travaux de forage et ii) du cahier des charges pour la fourniture et l’installation de pompes. Ces deux cahiers des charges fournissent un énoncé des travaux en question et déterminent les responsabilités du Contractant chargé du forage, du Fournisseur de pompe et des autres parties prenantes. Tous deux constituent le socle sur lequel doivent s’appuyer les candidats pour préparer leurs propositions techniques et financières et font ensuite partie intégrante du Contrat. Le module, organisé selon la structure normalisée de cahier des charges de l’UNICEF, est composé de modèles qui peuvent être adaptés aux besoins locaux.
Le module 5 – Demande de propositions de l’UNICEF pour des services de forage – fournit des conseils sur l’adaptation de la demande de propositions de services dans VISION pour l’achat de travaux de forage. Une fois le cahier des charges défini, le processus de demande de propositions de services doit établir un cadre pour l’invitation et pour la collaboration future avec le ou les fournisseurs. Le ou les contrat(s) qui sera/seront octroyé(s) au(x) fournisseur(s) retenu(s) sera/seront extrait(s) de VISION.
Bien que la boîte à outils fournisse principalement des conseils pour les forages qui sont financés et sous-traités directement par l’UNICEF, ce document devrait également être utile aux gouvernements et aux organisations non gouvernementales. Cependant, les gouvernements devront se conformer aux procédures de marchés publics et les autres institutions devront utiliser des systèmes informatiques qui leur sont propres pour générer les documents clés. Contents:
The Toolkit comprises five modules which follow the logical sequence of a project's life. Modules are interconnected, and it is advisable to initially read them in order to become familiar with the whole process. Subsequently, depending on the information sought, they can be consulted separately for specific guidance.

Introduction to the UNICEF Toolkit

Module 1 – Principles for Planning, Contracting and the Management of Borehole Drilling Projects –- sets out the responsibilities for key stakeholders and presents eight principles for the planning, contracting and management of borehole drilling projects. These principles are applicable to all borehole projects in which UNICEF is involved, either directly as the contracting Client or in support of the National Government or other agencies. The principles are to be used to develop appropriate contracts for borehole projects and are applicable to all boreholes fitted with handpumps4. The principles aid decision-making and streamline the procurement process.

Module 2 – Procurement Considerations for Borehole Drilling Works – highlights key aspects to be considered in the procurement process for borehole drilling construction. It should help UNICEF programme and supply staff in the country offices to work together in the project planning, procurement and contract management. The module defines the roles and responsibilities of UNICEF Programme and Supply staff at each stage of the procurement process as well as guidance on risk management. It specifically provides key information for the pre-contractual and contracting phases, including advice for pre-qualification of drilling contractors and a list of the key contract documents. Module 2 provides a clear comparison of the two solicitation methods likely to be used in borehole projects – ITB (invitation to bid) and RFPS (request for proposal for services) and advice on which one to use. Guidance on evaluating the technical and financial proposals is given, including suggested criteria for the evaluation assessment. The payment schedule is described in detail.

Module 3 – Borehole Siting and Drilling Supervision Consultancy provides guidance and advice for the preparation of an agreement for borehole siting and supervision consultancy. The module includes a template for the Terms of Reference (ToR), a UNICEF standard structure of Agreement and templates for other key documents that should be annexed to the contract. Note that the Terms of Reference and Agreement assume that UNICEF is the Client, i.e. that borehole construction, as well as the siting and supervision, is directly contracted by the UNICEF Country Office.

Module 4 –Terms of Reference for Borehole Drilling Works and Pump Supply and Installation provides an overview of contract options, and guidance and advice for the preparation of ToRs for (i) borehole drilling works and (ii) Pump Supply and Installation. These two ToRs define the scope of work and set out the responsibilities of the Drilling Contractor, pump supplier and other stakeholders. Each ToR forms the basis for the preparation of the technical and financial proposals by the bidders, and subsequently becomes an integral part of the contract. The module is structured according to the UNICEF standard structure of ToR, in the form of templates that can be modified to suit local requirements.

Module 5 – Request for Proposal for Services (RFPS) provides guidance on how to customize the RFPS in VISION for the procurement of borehole drilling works. With Terms of Reference (ToR) developed, the RFPS process needs to define the framework of the solicitation and future collaboration with the supplier(s). The contract(s) that will be granted to the successful supplier(s) is (are) extracted from VISION.

Although much of the guidance in the toolkit is for boreholes that are procured and contracted by UNICEF directly, the guidance should also be useful for Governments and NGOs. However, Government will have to adhere to public procurement procedures, and other agencies will use other Information Technology (IT) systems for generating key documents

Mots clefs:

forage (CI) (DT) (OP) , projet (montage, gestion) (CI) (DT) (OP)

Editeurs/Diffuseurs:

UNICEF - New York - Etats Unis

RWSN - Rural Water Supply Network - Saint Gallen - Suisse

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